代理商正處于到達(dá)2022年底美國(guó)國(guó)家檔案局(National Archives and Records Administration)電子記錄截止日期的旅程的各個(gè)階段。實(shí)際上，在最近的數(shù)字政府學(xué)院電子發(fā)現(xiàn)，記錄和信息管理虛擬會(huì)議上，活動(dòng)組織者調(diào)查了讓觀(guān)眾了解參與者在數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中的進(jìn)展。毫不奇怪，結(jié)果甚至在“取得進(jìn)展”，“我們還有很長(zhǎng)的路要走”和“別問(wèn)”之間平均分配。在與政府機(jī)構(gòu)的討論中，我們發(fā)現(xiàn)了類(lèi)似的觀(guān)點(diǎn)。

無(wú)論代理機(jī)構(gòu)在電子記錄管理過(guò)程中處于何處，都應(yīng)利用這一機(jī)會(huì)來(lái)部署可以從該信息中獲取見(jiàn)解的功能。然而，這是說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難，因?yàn)榇蠖鄶?shù)機(jī)構(gòu)都在努力發(fā)掘其信息的價(jià)值。他們擁有太多的非結(jié)構(gòu)化和未分類(lèi)的信息，或者缺乏內(nèi)部資源和分析這些信息的技能-或兩者兼而有之。

NARA的最后期限要求所有機(jī)構(gòu)記錄必須在2022年底之前達(dá)到100%數(shù)字化。當(dāng)今的分布式機(jī)構(gòu)環(huán)境的特征是系統(tǒng)多樣化，系統(tǒng)具有來(lái)自各種數(shù)據(jù)源的多種數(shù)據(jù)類(lèi)型，包括物理和數(shù)字信息。這使負(fù)責(zé)執(zhí)行NARA電子記錄管理要求的機(jī)構(gòu)記錄管理者感到頭疼。但是，借助支持AI和ML的內(nèi)容分析，數(shù)據(jù)管理和信息治理工具來(lái)對(duì)物理和數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，提取和豐富，代理商可以成功地克服這些難點(diǎn)。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，將AI和ML功能集成到代理商的信息管理程序中，將使他們能夠自動(dòng)分類(lèi)，提取和豐富物理和數(shù)字內(nèi)容。從高層次看，三步過(guò)程如下所示：

輸入記錄–系統(tǒng)使用光學(xué)字符識(shí)別，圖像識(shí)別和視頻處理功能來(lái)提取信息并將其保存為電子格式。

應(yīng)用AI / ML –通過(guò)將分類(lèi)過(guò)程和實(shí)體提取與AI / ML策略結(jié)合使用，系統(tǒng)將自動(dòng)訓(xùn)練模型，應(yīng)用模型，捕獲反饋并為下一階段準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。

輸出–數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好后，將其導(dǎo)出到數(shù)據(jù)可視化功能中，該功能使代理商可以搜索，分析，查看和生成更深刻的見(jiàn)解，從而根據(jù)該信息做出更好的決策。

AI / ML方法的好處

在數(shù)字化轉(zhuǎn)換和簡(jiǎn)化記錄管理流程方面，合并AI / ML的特定好處包括：

用于搜索和跟蹤的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)標(biāo)記是數(shù)字化過(guò)程的一部分，可幫助機(jī)構(gòu)正確地分類(lèi)，搜索和管理信息。元數(shù)據(jù)對(duì)于在其整個(gè)生命周期中管理，訪(fǎng)問(wèn)和最終跟蹤信息至關(guān)重要。與AI / ML結(jié)合使用時(shí)，元數(shù)據(jù)可以提供有關(guān)代理記錄的重要信息，例如內(nèi)容是什么以及它具有什么特征。

從多個(gè)來(lái)源提取數(shù)據(jù)。AI / ML系統(tǒng)可幫助機(jī)構(gòu)從孤立的來(lái)源中獲取信息，并通過(guò)類(lèi)型和關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)對(duì)每條信息進(jìn)行分類(lèi)。

數(shù)據(jù)分類(lèi)。AI / ML解決方案中有監(jiān)督學(xué)習(xí)和無(wú)監(jiān)督學(xué)習(xí)的結(jié)合有助于避免在這些系統(tǒng)自動(dòng)查找，分離和了解數(shù)據(jù)中任何意外文檔類(lèi)時(shí)了解所有文檔類(lèi)的需求。此過(guò)程訓(xùn)練連接到AI / ML平臺(tái)的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，以便一旦完成文檔和元數(shù)據(jù)索引編制，便會(huì)建立基線(xiàn)庫(kù)，然后可以在基線(xiàn)庫(kù)中搜索模式和趨勢(shì)。

用于可視化的用戶(hù)界面。增加以通用格式查看/可視化信息的功能，可以提高整個(gè)機(jī)構(gòu)的責(zé)任感和透明度，同時(shí)為決策者提供更多有價(jià)值的數(shù)據(jù)。

持續(xù)改進(jìn)。AI / ML系統(tǒng)不斷使用人工校正等人工信號(hào)來(lái)改善電子學(xué)習(xí)，以提供更準(zhǔn)確的結(jié)果。

盡管將所有記錄轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的過(guò)程可能令人生畏-尤其是考慮到代理機(jī)構(gòu)管理的記錄的數(shù)量和種類(lèi)繁多，但它確實(shí)為代理機(jī)構(gòu)提供了從該信息中獲取價(jià)值的機(jī)會(huì)。通過(guò)將AI / ML技術(shù)整合到他們的記錄管理程序中，代理商可以在其信息中釋放這種潛力，以幫助做出更好，更明智的決策并增強(qiáng)他們所提供的全面服務(wù)。